Bilgi Yönetimi Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte toplum yapısı ve dolayısıyla ihtiyaçları da değişiklik göstermiştir. Bu durum meslek gruplarının çeşitlenmesine ve iş tanımlarının değişmesine de sebep olmuştur. Bilgi ve bilişim teknolojilerine dair ihtiyacın artması dolayısıyla bu alandaki iş kolları da gelişim göstermiştir. Bilgi yönetimi olarak tanımlanabilecek olan bu iş kolu, bağlı bulunduğu kuruluşun bilgilerini oluşturma, düzenleme, yönetme, paylaşma ve depolama işleriyle ilgilenir. Tüm meslek grupları için büyük öne taşıyan veri ve bilgi kavramlarının güvende tutulması ve ihtiyaç duyulduğu şekilde yönetilmesi için enformasyon yönetimi oldukça önemlidir. Peki, bilgi yönetiminin çalışma alanları nelerdir ve hangi çözümleri sunar? Konuyla ilgili merak ettiğiniz soruların cevabını yazımızın devamında bulabilirsiniz!

Bilgi Yönetim Sistemi

Bilgi yönetiminin ilgili alanda optimize edilerek en doğru şekilde gerçekleştirilebilmesi için bilgi yönetim sistemi aracı kullanılır. Bilgi yönetim sistemi başta müşteri deneyimini daha iyi hale getirme amacı olmak üzere birçok alanda çeşitli faydalar sağlar. Bilgi yönetim sistemleri genellikle doğrudan müşterilerle iletişim kuran çağrı merkezi temsilcileri ya da saha teknisyenleri gibi çalışanlarca kullanılır. Çünkü bilgi yönetim sistemleri, personelin ihtiyaç duyduğu bilgilere en hızlı ve en doğru şekilde ulaşabilmesini sağlar. Bunun sebebi, bilgi yönetim sistemlerinin bir alt birimi olarak tanımlanabilen bilgi bankalarının kullanımıdır. Bilgi bankaları; bilginin düzenlendiği, paylaşıldığı ve depolandığı alanlardır. Bilgi bankalarında yer alan enformasyonlar genellikle bilgi makalesi formatında depolanır. Bilgi makaleleri; metin, video, animasyon, kılavuz gibi farklı içeriklere sahip olabilen dijital belgelerdir. Bilgi yönetim sistemleri web siteleri, dijital asistanlar, telefon ve bilgisayar uygulamaları gibi çeşitli araçlarla doğrudan müşteri tarafından da kullanılabilir.

Bilgi Yönetim Sistemi Fayda Alanları

Bilgi yönetim sisteminin fayda alanları, birbiriyle tümleşik şekilde faaliyet gösteren üç ana alana ayrılabilir. Bunlardan ilki B2B şeklinde nitelenen kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleridir. İkincisi B2C şeklinde tanımlanan kurum ile müşteri arasındadır. Bu başlık altında bilgi yönetim sisteminin uygulama alanları ikiye ayrılır. İlk alan elektronik ticaret ve perakendecilik alanıdır. Kullanıcı deneyiminin artırılması için veri toplanması ve depolanması, ürün ve hizmetlere dair envanter kaydı tutulması gibi uygulamalar bu başlık altında örnek gösterilebilir. B2C altında yer alan bir diğer alan ise internet üzerinden tanıtımdır. Buna göre etkileşimli hizmetler sayesinde müşterilerin eğilimleri, istekleri, beğenileri ve şikayetleri kolayca öğrenilebilir. Bu hizmetler sayesinde kullanıcılar kişiselleştirilmiş bir deneyim edinebilir. Bilgi yönetim sistemlerinin üçüncü ve son fayda alanı B2E şeklinde tanımlanan kurum ile kurum çalışanları arasında kurulan etkileşimdir. Buna göre organizasyon ve materyal kaynak planlaması sistemleri, karar destek mekanizmaları, doküman yönetimi, bilgisayar destekli eğitim gibi alanlarda çalışanların geliştirilmesi ve çok daha pratik şekilde çalışabilmesi için bilgi yönetim sistemleri kullanılabilir.

Bilgi Yönetim Sistemi Kullanımı

Bilgi yönetimi çözümünün doğru şekilde kullanılabilmesi için, bilgi yönetim sistemlerinin kullanım özelliklerinin tanınması gerekir. Bir bilgi yönetim sistemi sağlayıcısının tek bir platform üzerinden ilgili konuya dair tüm noktaları tutarlı şekilde sunabiliyor olması gerekir. Veri havuzlarının çeşitliliği ve miktarı fark etmeksizin içerikler aynı formatta düzenlenmiş olmalıdır. Aynı zamanda ihtiyaç duyulan bilginin ilgili kitleye en doğru kanalla iletilmesi gerekir. Bunun için kullanıcıların tercihlerinin analiz edilmesi oldukça önemlidir. Sesli komut sistemleri, internet aramaları ya da sanal asistanlardan alınan destekler; kullanım şekillerine örnek gösterilebilir. Bu özellikler, kullanıcı deneyiminin artırılması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması için oldukça önemlidir. Bilgi yönetim sistemi altında yer alan bilgilerin optimizasyonu ve güncelliği de özen gösterilmesi gereken noktalar arasında yer alır. Sorgulamayı basitleştirmek, arama ile sonuç arasında yüksek ilgi bağı kurmak, anlaşılabilir ve açık dil kullanmak gibi birkaç basit çözüm optimizasyonu sağlamak için önemli adımları oluşturur. Bununla birlikte bilgi kalitesinin çeşitli araçlarla sürekli takip edilebilmesi, eksiklerin tespit edilip giderilmesi ve içeriklerin sürekli olarak iyileştirilmesi de önemlidir.

Bilgi Yönetim Sistemi Uygulama Adımları

Bilgi yönetim sistemlerinin hayata geçirilebilmesi için uygulanması gereken bazı adımlar bulunur. Bunun için öncelikle var olan iş sorununun tanımlanması ve çözümü geciktiren ya da engelleyen etmenlerin tespit edilmesi gerekir. Bu adımın ardından planlama gelir. Bilgi yönetim sistemine geçiş ya da adaptasyon için süreçler ve sorumluluklar tespit edilmelidir. Bunun ardından farklı sorumluluklara ve yetkilere sahip çeşitli departmanlar ve ekipler belirlenmelidir. Ekipler ve seçilen ekip liderleri aracılığıyla ilk adımda belirlenen sorunları çözmek için kullanılabilecek olan bilgi kaynaklarının belirlenmesi bir sonraki adımdır. Bilgi yönetim sisteminin etkin şekilde çalışabilmesi için taşıması gereken özelliklerin belirlenmesi de oldukça önemli bir uygulama adımıdır. Bu adımın ardından BT altyapısının geliştirilmesi gelir. Bu sayede bilgi yönetimi sisteminin kurulabilmesi için gerekli alan oluşturulabilir. Hazırlanan plan ve edinilen bilgiler doğrultusunda kademeli uygulama sisteminin belirlenmesi gerekir. Buna göre gerçekleştirilebilir hedefler ve karşılanabilir maliyetler ile dönüşüm sürecine başlanabilir. Bunun ardından gerçekleştirilen uygulamaların verimlilikleri değerlendirilebilir, eğer varsa problemler tespit edilip iyileştirmeye gidilebilir.

Bilgi Yönetim Sisteminin İhtiyaç Duyduğu Nitelikler

Bilgi yönetim sistemleri giderek gelişen ve yaygınlık kazanan bir alandır. Dolayısıyla bu ekosistemde bir rekabet ortamı da oluşmaktadır. Fayda sağlayan ve tercih edilen bir bilgi yönetim sisteminin sahip olması gereken bazı nitelikler mevcuttur. Bunların başında kolay kullanım ve zengin medya desteği gelir. Bununla birlikte proaktif kullanım, kolay arama ve açık yanıtlama sistemleri de bilgi yönetim sisteminin değerini artıran özellikler arasında yer alır. Farklı ortamlarda geniş çeşitliliğe sahip bilgi sağlaması, küresel dil desteği, kaliteli çeviriler gibi özellikler de bilgi yönetim sistemlerini daha cazip hale getirir. En etkin kullanım için bilgi yönetim sisteminin otonom denetim sistemine sahip olması da gerekir. Buna göre sistem kendini denetleyerek eksikliklerini gidermeli, kullanıcıların taleplerini yerine getirmek için çalışmalıdır.

Bilgi Yönetimi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Bilgi Yönetimi Nedir Ne İş Yapar?

Bilgi yönetimi çeşitli alanlarda kullanıcıların ihtiyaç duyduğu hizmet, bilgi ve desteğin sağlanması için oluşturulan sistemlerden oluşan bir platformdur. Buna göre bilgi yönetimi; bilgilerin derlendiği, denetlendiği ve sunulduğu bir ortam özelliği gösterir.

Bilgi Yönetimi Nedir Kısa?

Bilgi yönetimi ihtiyaç duyulan bilgilerin sistemli ve standart biçimde farklı kitlelere sunulmasını sağlayan platformlardır. Bilgi yönetimi bilgilerin toplanmasını, düzenlenmesini, derlenmesini ve paylaşılmasını hedefler.

Bilgi Yönetimi Mezunuyum Ne İş Yapabilirim?

Bilgi yönetimi özellikle son yıllarda yüksek talep görmeye başlayan bölümler arasında yer alır. Bilgi yönetimi geniş bir iş sahasına sahiptir. Bilgi yönetimi mezunları bilgi işlem bölümlerinde çalışabilir, destek personeli olarak görev yapabilir ve telekomünikasyon bölümlerinde bilgi yönetim danışmanlığı yapabilir.